بایگانی

اگه خیلی ساده و راحت بخوایم بگیم ، بایگانی به نگهداری کلیه سوابق و اسناد و مدارک گفته میشه

به عبارت دیگه بایگانی به محل نگه داری مدارک و اسناد مالی گفته میشه بایگانی یه روشی هست که با اون میشه اسند و مدارک مالی رو نگه داری و طبقه بندی کرد که در صورت نیاز به راحتی بشه بهش دسترسی داشت

دقت داشته باشین که منظور از بایگانی در حسابداری فقط بایگانی اسناد و مدارک نیستش هر سندی که مربوط به رویداد مالی باشه و این که هر چیزی که مورد استناد واقع بشه باید در بایگانی طبقه بندی و نگهداری بشه حالا میتونه این اسناد و مدارک سند باشه یا نامه باشه یا عکس و فیلم و گزارش و رسید باشه

پس متوجه شدید که به جایی که این اسناد و مدارک و جمع آوری و نگهداری میکنن میگن بایگانی

اهمیت بایگانی

خب دوستان توجه داشته باشین بایگانی واقعا خیلی چیز مهمی هستش مخصوصا در زمان ما چون هم برای مالیات ها مثل ارزش افزوده و مالیات تکلیفی و معاملات فصلی و….خیلی لازمه یعنی اگر نباشه از نظر قانونی واقعا به مشکل میخوریم هم برای بحث بیمه و بحث های قانونی دیگه

برای حساب و کتاب طرف حساب ها مثل مشتری ها و تامین کننده های ما هم خیلی مهمه برای مغایرت گیری ها و در مواردی داشتیم که کار به شکایت و شکایت کشی افتاده و در اون مرحله اسناد و مدارک مالی بسیا بسیار بسیار کار آمد بودن

حتی برای پرسنل و بحث های مربوط به حقوق و دستمزد تمام مدارک شخص و اطلاعات شخصی و مالی باید در مدارک نگه داری بشه

مثلا خودم توی تجربه کاری داشتم که یه مرکز درمانگاهی بودش و پزشک ها به صورت قراردادی کار میکردن و قرار داد داشتن مدتی یکی از پزشک ها با کارفرما به مشکل خورد و کار به دادگاه کشید و ما چون تمامی رویداد های مالی و اطلاعاتی رو در اختیار و بایگانی داشتیم تونستیم که مشکل رو حل بکنیم و به توافق برسونیم دو طرف رو

واقعا هر چی از اهمیت بایگانی بگم کم گفتم به طوری که گفته میشه حد اقل اسناد و مدارک مربوط به واحد اقتصادی رو حداقل حداقل تا 10 سال باید نگهداری کرد چون که واقعا روزی میرسه که مورد نیاز باشن حالا چه نیاز استفاده کنندگان داخلی چه استفاده کنندگانی خارجی مثل مالیات ها و بحث های قانونی دیگه خلاصه خیلی حلال مشکلات هست به نوعی که اگه بایگانی در یه شرکتی نباشه به زودی به مشکلات غیر قابل حلی میرسه و حسابی توی درد سر میوفته

دقت کنید قطعا با رشد کسب و کار اسناد و مدارک مالی هم زیاد میشن و بایگانی اسناد به چند دلیل واقعا ضروری و مهم هست

1/بایگانی از پاک شدن ناگهانی اطلاعات جلو گیری میکنه و اگه در زمانی برای سیستم یا نر افزار مشکلی پیش بیاد یا اطلاعات پاک بشه واقعا به درد میخوره

2/سرعت کار و سرعت گزارشگیر رو بیشتر میکنه

3/برای حسابرسی و سهولت کار حسابرسی بسیار لازمه

4/دسترسی به اطلاعات طبقه بندی شده رو برای استفاده کننده رو سرعت میبخشه

5/برای حسابرس بیمه و مالیات و موارد مربوطه

ما در اینجا به نحوه ی بایگانی اسناد اشاره نمیکنیم فقط به اصول موثر در بایگانی اشاره میکنیم

مرحله ایجاد / در این مرحله هدف ماهش حجم سوابق هستش اقدامات بسیار خوبی رو میشه انجام داد مثل

1/نظارت و وجلوگیری از تکثیر بی رویه سوابق

2/نظارت بر دریافت

3/به کارگیری روش های استاندارد در فرایند تنظیم سند ها

4/استاندارد های فرم سازی

5/استاندارد سازی نوع کاغذ ها و پوشه ها

مرحله به کارگیری /در این مرحله هدف دسترسی آسون به مدارک هستش که به چند روش اشاره میکنیم

1/ساختن اصول و روش های تشکیل پرونده

2/دردسترس تر بودن پرونده های با اهمیت بالاتر یا ضروری

3/ نگهداری فایل های غیر فعال (راکد)

4/طبقه بندی کردن پرونده های راکد

5/تهیه تجهیزات لازم

مرحله شناسایی / در این مرحله همه اسناد و مدارک مورد ارزشیابی و توجه قرار میگیرن و به طبقه خاص خودش منتقل میشه

نکات مهم

خب عزیزان در اینجا ب چندتا نکته اشاره میکنم که خیلی مهمه و و لازم هر حسابداری و مخصوصا مدیران مالی در جریان باشن

1=حتما اسناد رو قبل از بایگانی بررسی بکنید/ با این کار اتفاقی که میوفته اینه که از بایگانی مدارک غیر ضروری پیشگیری به عمل میاد و به شکل غیر منطقی حجم اطلاعات زیاد نمیشه توی فرایند حسابداری هم کمک شایانی میکنه

2=محل مناسب برای بایگانی انتخاب کنین/دوستان خیلی دقت کنین این مورد رو حتما جایی باشه که امنیت خوبی داشته افراد غیر ضروری خبری نداشته باشن و بنا هم سالم باشه از همه مهم تر اینه که نزدیک محل کار و دسترسی آسون باشه براتون تجربه شده که چون برخی عزیزان محل خوبی برای بایگانی انتخاب نکردن  دچار حادثه شده مدارک مثل خیس شدن نم زدن سوختن و …. پس خیلی دقت کنین

3=بایک روش ثابت نام گذاری انجام بدین/باید طوری مدارک رو تهیه و تنظیم کنین که استفاده کننده با یه نیم نگاه به چیزی که میخواد برسه

4=جداسازی اسناد/بین اسناد مهم و غیر مهم بین اسناد جدید و قدیمی خیلی مهمه که جداسازی اتفاق بیوفته  ولی نکته طلایی اینه که اسناد با اهمیت بالا رو در جایی قرار بدین که افراد خاصی فقط بهش دسترسی داشته باشن

5=پرونده های باز از پرونده های مختومه جداسازی بشن/یعنی اینکه پرونده هایی که در جریان فعالیت هستن و هنوز تمام نشدن در دسترس باشن و پرونده هایی که دیگه باهاشون کاری ندارید رو به صورت جداگونه طبقه بندی کنین

بایگانی الکترونیکی

خب بچه ها خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی و گسترش علم در عصر ما بایگانی به صورت الکترونیکی یا نرم افزاری انجام میشه یعنی مکانیزه شده در این روش اسناد و مدارک به صورت فایل الکترونیکی ذخیره میشن حالا یا روی لپ تاپ یا روی فلش یا کامیوتر یا حتی روی گوشی یا تبلت و…..

این فایل ها میتونن تصویر عکس اسکن یا اکسل یا پی دی اف و… باشن

این روش واقعا مزایای بسیار مناسبی رو برای شما داره دسترسی فوق العاده سریع و آسان و بررسی با دقت بالا و امکان جست و جوی سریع و آسان در بین اسناد و مدارک فراوان و دسترسی های مختلف برای کاربران متعدد و طبقه بندی سطح دسترسی افراد و امنیت بالا هستش

توجه کنین که سیستم بایگانی چه مکانیزه چه سنتی باید به نوعی باشن که دسترسی آسان و طبقه بندی اطلاعات بسیار خوب انجام شده باشن تا مفید فایده باشن و هر شرکتی و واحد اقتصادی به فراخور نیازش باید بایگانی رو انجام بده

وظایف بایگانی کننده

در اینجا هم لازم به ذکره که کسی که مسئول بایگانی هستش واقعا باید خیلی مراقب باشه چون شغل حساسی داره

باید واقعا امانت دار باشه

باید در حفظ و حراست اسناد و مدارک واقعا کوشا باشه

باید اگر نقصی یا اتفاقی برای مدارک افتاد به مرمت و تعمیر و نگهداری اقدام بکنه

باید حراست کامل از محل بایگانی انجام بده

باید با اصول و نحوه بایگانی آشنا باه

باید اسناد و مدارک لازم رو دراختیار استفاده کننده گان قرار بده

انواع بایگانی اسناد حسابداری و مالی

دیگه هر کسی که یه کم آشنا با حسابداری باشه واقعا به اهمیت اون واقف هست

ولی باید توجه داشته باشین که اسناد به دو دسته در وحله اول تقسیم میشن

1/سند رسمی که عبارت از اسنادی هستن که توسط ماموران رسمی قانونی مورد بررسی قرار میگیرن و طبق قوانین رسمی ثبت میشن مثل گواهینامه و شناسنامه

2/ سند عادی (غیر رسمی)اسناد این اسناد توسط افراد عادی بدون حضور ماموران و به صورت غیر رسمی بدون حضور ماموران ثبت و صادر میشن مثل دفتر دارایی ها و دفتر کل و روزنامه

کدام بایگانی بهتر است سنتی یا ماشینی

در واقع چیزی که ایلیا توصیه میکنه اینه که شما از هر دو روش استفاده بکنین چون واقعا مورد استفادتون قرار میگیره چون ممکنه بنا به هر دلیلی اتفاقی بیوفته و مثلا بایگانی مشکلی براش پیش بیاد یا دچار سوختگی یا نم زدن یا هر چیز دیگه ای بشه ولی وقتی عینا همون اطلاعات رو در سیستم مکانیزه داشته باشین دیگه خیالتون راحته

یه حسابدار حرفه ای فکر همه جا رو میکنه و مواظب هست و تمام سناریو های احتمالی رو در نظر میگیره و خیلی مواظب هست و تمام اتفاق هایی که ممکنه بیوفته یا نیوفته رو پیش بینی میکنه و برای اون چاره ای میسازه

پس توصیه ایلیا اینه که خیلی دقت بکنید و سعی کنین از هر دو روش برای بایگانی اسناد و مدارک مالی استفاده بکنین از قدیم گفتن احتیاط شرط عقله اینجوری آرامش خودتون هم بیشتره

فقط نکته مهم اینه که خیلی کنترل داشته باشید که دوتا بایگانیتون به روز به روز باشن و مغایرتی نداشته باشن یعنی همیشه به روز و طبق جدید ترین تاریخ باشن این خیلی مهمه این طوری نباشه که بین دوتا بایگانی مغایرت و اختلافی باشه باید دقت کنید

چون تجربه های متعدد از خودم و همکارام واقعا بهمون نشون داده که درر این زمینه خیلی باید مراقب باشیم مثلا ممکنه سیستم بسوزه و تمام اطلاعات پاک بشه یا بایگانی ها با هم نخونه یا مغایرت داشته باشه یا دچار آتش سوزی بشه پس خیلی دقت کنید و کار رو حسابی محکم انجام بدین به قول قدیمی ها کار از محکم کاری عیب نمیکنه

با ایلیا همراه باشین